Het Ministerie van Onderwijs en Volksontwikkeling (MINOV) is het grootste ministerie in Suriname. Het is een complexe organisatie. Op 1 september 2009 bedroeg het totaal aantal personen werkzaam op het ministerie 4248 (inclusief het onderwijzend personeel gaat het om +/- 16.000 personen). De administratieve structuur van het MINOV is sinds de jaren ‘70 sterk toegenomen in omvang en complexiteit. De groei en taakspecialisatie creëerden uitdagingen op het gebied van communicatie, coördinatie en supervisie. Medewerkers groeiden vaak door tot leidinggevende en managementfuncties zonder hiertoe de nodige competenties in voldoende mate te hebben ontwikkeld.
De afdeling HRM van het MINOV werkt in samenwerking met het MINOV-VVOB programma Progress sinds 2011 aan het versterken van de managementcapaciteit en het verbeteren van de efficiëntie en effectiviteit van de MINOV organisatie.
In 2012 hebben een groep MINOV-managers en een groep Secretariaatsmedewerkers (management ondersteunend personeel) een aantal belangrijke competenties geformuleerd die op hun beroep van toepassing zijn en waar zij zich verder in willen ontwikkelen. Op basis van dit voorwerk is voor beide groepen een professionaliseringstraject op maat ontwikkeld. Gedurende 1 jaar (2013) zijn trainingen, persoonlijke coaching en intervisiesessies in kleine groepen uitgevoerd. Er is bewust gekozen voor een gelijktijdig traject van beide doelgroepen, zodat zij als tandem versterkt worden.
Dit artikel verhaalt over de ervaringen rond de training voor secretariaatsmedewerkers.
Ervaringen van de trainer
In trainingen leren mensen dingen ánders doen. Dat betekent een transitie in hun gedrag en denken. Transities zijn moeilijk. Als trainer moet je dus altijd een safe haven creëren. Men moet zich kunnen uiten in de training. Tijdens deze training heb ik mensen leergieriger zien worden. Men wil bijvoorbeeld meer weten over een bepaald onderdeel of ze vragen om een toelichting. We geven die toelichting en voorbeelden in de training. Ook doen we bepaalde zaken voor, we geven tips, doen rollenspel en en laten de trainees het geleerde toepassen in hun dagelijkse praktijk. Ik neem deze topics ook mee naar de coachingsessies. We gaan daar dan dieper op in. De trainees zijn vaak verrast dat je als trainer hebt onthouden waar hun belangstelling naar uitgaat. Voor ons is het een deel van het ontwikkelproces van die trainee. Het mooiste van zo’n training vind ik dat mensen wat ze leren ook meenemen naar huis en daar toepassen. En de trainees geven je terug wat ze van je leren. Ik stuurde op een ochtend een nogal haastig sms-je naar een trainee en ik werd onmiddellijk op mijn vingers getikt: “Humphrey, what about de telefoonetiquette?”
Humphrey Bergraaf, Managing trainer en consultant, Match Business Consultancy
Ervaringen van enkele trainees
Ik heb tijdens deze training enkele van mijn valkuilen ontdekt. Ik had weinig geduld en wilde altijd het laatste woord hebben. Ik heb nu geleerd situaties te bekijken vanuit het standpunt van de ander. Ook mijn man ziet veranderingen aan me. Ik heb een andere, geduldige aanpak naar de kinderen. Ik leer om te gaan met verschillende persoonlijkheden, ook die van mijn eigen kinderen. Ook geef ik mijn kinderen door wat ik leer:’ jij ziet het zo, maar een ander ziet het soms anders’. Cindy Clark, aministratieve kracht, Zaailand Internaat
Ik heb geduldiger leren luisteren naar de problemen waar mensen mee belden. In het verleden durfde ik geen oplossing voor de persoon te zoeken, maar stuurde ik ze door naar de afdeling waar ze het antwoord zouden krijgen. En dat terwijl ik het antwoord wist. Mensen werden dan doorgezet en soms heeft de andere afdeling het druk en krijgt men geen antwoord op hun vraag. Ik denk nu ‘ik ben de deur naar de afdeling’ . Nu durf ik de bellers te helpen en van advies te voorzien. Ik noteer hun gegevens en bel ze indien nodig terug. Ik heb meer zelfvertrouwen gekregen. Je leert in zo’n training jezelf echt beter kennen. Ik krijg ook feedback van anderen. Leuk is het wanneer je wordt teruggebeld door een van de mensen die je op weg hebt kunnen helpen en dat zij je waarderen voor hetgeen je voor hen gedaan hebt. Dat doet me heel goed! Ik heb meer plezier in mijn werk gekregen. Thuis merken ze ook dat ik op een training zit. Ik deel mijn tijd beter in. Ik heb dan ook een betere balans tussen werk en thuis. Mijn werk is mijn hobby geworden. Ashwini Ramdin-Chander, hoofdsecretaresse Onderdirectoraat Technische Diensten
Ik heb geleerd mijn werk beter te organiseren. Eerder verliep mijn werk nogal rommelig. Je strest van het werk omdat je niets afkrijgt. Nu heb ik geleerd me te richten op één ding, dat af te maken en dan verder te gaan met het volgende. Ik heb geleerd prioriteiten te stellen. Ook heeft de coaching op de werkplek me geholpen om inzicht te krijgen in mijn valkuilen. Ik zie nu bijvoorbeeld op welke momenten ik teveel tijd verlies en heb nu een beter timemanagement. Ook de lessen rond telefoonetiquette waren erg waardevol. Het lijkt nu zo vanzelfsprekend om op deze manier de telefoon op te nemen: “Hallo, u spreekt met Sergio Asmoredjeo van de afdeling Inspectie Basisonderwijs, waarmee kan ik u helpen?”. En toch deed ik het eerder niet zo. Het is zo handig dat de beller weet met wie ze spreken. Het grappige is dat het mij nu ook opvalt als anderen de telefoon niet op een nette manier opnemen. Ook de andere collega’s merken dat ik beleefder spreek en beter ben gaan luisteren sinds de training gestart is. Het onderdeel persoonlijke effectiviteit betekende ook veel voor mij. In plaats van een ‘jaknikker’ te zijn, durf ik nu meer aan te geven als ik ergens niet in mee kan gaan. Ik heb leren nee-zeggen als ik het druk heb of als iets geen prioriteit is. Ook klaagde ik dat ik naar andere afdelingen moest om te printen, omdat wij geen inkt hadden in onze printer. Ik heb de nieuwe inkt reeds aangevraagd maar er is altijd een wachttijd. De trainer vroeg tijdens de coaching hoe het met mijn voorraad was gesteld. Ik was toen even stil. Ik heb geen voorraad. Hij liet me zien dat ik vooruit moest plannen. Ik ben nu trots op mijn werkplek die ik heb gecreëerd en op mijn voorraadbeheer. Sergio Asmoredjo, administratieve kracht, Inspectie Basisonderwijs
Wat mij het meest geraakt heeft, was het onderdeel over persoonlijk perspectief. De kern hiervan was dat jij zaken op een bepaalde manier ziet, terwijl een ander dat vanuit zijn of haar perspectief anders opvat. Probeer daarom ook te kijken naar hoe anderen zaken waarnemen. Je helpt een bepaalde persoon niet snel omdat je hem/ haar niet correct vindt praten tegen jou. Maar de persoon in kwestie weet niet dat je je aan het gedrag stoort als je dat niet bespreekt. Ik heb dat gedaan en de persoon was erg verbaasd en gaf aan het niet door te hebben. Nu werken we veel fijner met elkaar samen. Een mooie bijkomstigheid van de training is dat het MINOV-medewerkers samen heeft gebracht. Er is nu een hechtere samenwerking, je schroomt niet iemand van een andere afdeling te bellen omdat je weet wie er aan de andere kant van de lijn zit. Diana Tembong – Dijksteel, administratief medewerker Bureau Lager Onderwijs
We besluiten dit artikel met een quote van de trainer: secretariaatsmewerkers zijn even waardevol als anderen binnen de organisatie. Dat geef ik ze steeds mee. Iedere schakel is belangrijk!
