Versterking Managementcapaciteit MINOV

Het Ministerie van Onderwijs en Volksontwikkeling (MINOV) is het grootste ministerie in Suriname. Het is een complexe organisatie. Op 1 september 2009 bedroeg het totaal aantal personen werkzaam op het ministerie 4248 (inclusief het onderwijzend personeel gaat het om +/- 16.000 personen). De administratieve structuur van het MINOV is sinds de jaren ‘70 sterk toegenomen in omvang en complexiteit. De groei en taakspecialisatie creëerden uitdagingen op het gebied van communicatie, coördinatie en supervisie. Medewerkers groeiden vaak door tot leidinggevende en managementfuncties zonder hiertoe de nodige competenties in voldoende mate te hebben ontwikkeld.De afdeling HRM van het MINOV werkt in samenwerking met het MINOV-VVOB programma Progress sinds 2011 aan het versterken van de managementcapaciteit en het verbeteren van de efficiëntie en effectiviteit van de MINOV organisatie.

In 2012 hebben een groep MINOV-managers en een groep Secretariaatsmedewerkers (management ondersteunend personeel) een aantal belangrijke competenties geformuleerd die op hun beroep van toepassing zijn en waar zij zich verder in willen ontwikkelen. Op basis van dit voorwerk is voor beide groepen een professionaliseringstraject op maat ontwikkeld. Gedurende 1 jaar (2013) zijn trainingen, persoonlijke coaching en intervisiesessies in kleine groepen uitgevoerd. Er is bewust gekozen voor een gelijktijdig traject van beide doelgroepen, zodat zij als tandem versterkt worden.

Dit artikel verhaalt over het managementtraject. In het volgende artikel kunt u lezen over het traject voor secretariaatsmedewerkers.

Ervaringen van de trainers

Hoe zouden jullie de training typeren?

• Action learning works!  De bedoeling bij action based learning is dat de trainees al doende leren. Zo moeten ze bijvoorbeeld voor het onderdeel vergadertechnieken zelf een goede en een slechte vergadering ‘spelen’. Tijdens deze sketch merkten we dat ze heel goed de theorie doorhebben en toepassen. De goede vergadering was goed voorbereid. Ze ontdekken al doende samen zélf waar het beter kan. Dat zijn gigantische leermomenten.  
• Zelfinzicht. Leiderschap begint met je openstellen en jezelf beter leren kennen. Wij zeggen tegen de trainees  ‘in dit traject kun jij het verschil maken door met die nieuwe kijk op leiderschap zaken anders te gaan doen en steeds  te proberen om zélf de verandering tot stand te brengen die ze willen bereiken'.

Wat hebben jullie zien veranderen bij de trainees?

• Mensen zijn veel zelfverzekerder – ze durven nu als leider in het team te staan. Ze worden zich steeds bewuster van het leiderschap en beseffen dat leiderschap niet iets statisch is maar dat het zich steeds ontwikkelt. Het is mooi om te zien dat ook die wens naar persoonlijk groei als leider bij hen aangewakkerd is. Het is daarom erg fijn dat er een balans is tussen individueel leren en leren in de groep. Bij de intervisiesessie ligt de focus meer op kennis delen als groep, terwijl we in de coachingssessies echt met elk individu kunnen stilstaan bij de persoonlijke kwaliteiten die hij/ zij in huis heeft en hierop verder werken.  
• Sommige trainees zijn net een spons; ze zuigen alle kennis op en willen het een en ander meteen toepassen. ‘Dit wil ik oefenen op mijn afdeling’. Dat is mooi. Bij de volgende trainingsbijeenkomst koppelen ze dan enthousiast terug over hoe het werkte en hoe men in het team reageerde.
• Trainees nemen ook veel van wat ze leren mee naar andere plekken dan het werk. Dan zeggen ze ‘ dat ga ik thuis ook doen met mijn kinderen’. Een trainee vroeg of ze enkele leiderschapsprincipes kon meenemen naar een groep jongeren waar ze na werktijd mee werkte. Ze paste het materiaal aan zodat het aansloot bij de belevingswereld van de jongeren.  Ze vertelde later vol trots hoe goed het was ontvangen.            

Janine Den Hartog-Parisius, Managing director Symbiont Consulting en trainer, Jasmin Wesenhagen-De Back, Partner Symbiont Consulting, coach en intervisiebegeleider en Judith van der Gugten, trainer, coach en intervisiebegeleider.

Ervaringen van enkele trainees

Ik ben zeker veranderd door deze trainingen. Ook het personeel op de afdeling merkt dat. We hadden eerst geen structurele vergaderingen. Ik weet wel dat die belangrijk zijn, maar soms denk je er geen tijd voor te hebben. Nu hebben we op regelmatige tijden een vergadering. Ook heb ik beter geleerd om prioriteiten te stellen.Ik heb altijd een open deur voor mijn personeel. Ik let nu wel beter op dat ieder zijn taken doet. Het werk moet voortgaan. Dan zeggen ze ‘we merken dat je in een training zit’.
Een onderdeel waar ik eerst moeite mee had, was het slecht nieuws gesprek. Ik heb nu geleerd dat hoe moeilijk het ook is, je zaken niet moet laten voortsudderen, maar dat ze meteen aangepakt moeten worden.
Ik was erg blij met de personal coaching op de werkplek. Je weet wel dat zaken anders kunnen, maar je leert ter plekke denken in oplossingen. En het is fijn dat je ook na de training mag bellen met de coach als je vragen hebt.
De training gaf ook de ruimte opnieuw kennis te maken met andere afdelingshoofden. Er is een zekere band ontstaan. Tijdens de intervisies heb je veel aan elkaars adviezen. Georgian Singorawi, hoofd Dienst Interne Controle, alsook een van de Programme Coordinators van alle UNICEF Onderwijsprojecten. Voorheen lid van de PCU van PROGRESS.

Vooral situationeel leiderschap pas ik toe. Dat is dat je een shift maakt tussen verschillende leiderschapsstijlen afhankelijk van de situatie. Een voorbeeld is dat ik eerder moeite had met het scheiden van vriendelijk zijn en zakelijk zijn. Ik ben van nature een vriendelijk persoon, maar soms moet je zakelijk zijn. Ik pas dat nu toe en als er gewerkt moet worden, geef ik mijn instructies op een andere manier.          Ik heb ook aan mijn team meegedeeld dat ik in een training- en coachingstraject zit en dat dingen ook anders zullen gaan vanaf nu. Ik delegeer meer. Ik probeer vaker overlegmomenten te houden met mijn team. Ik stimuleer dat mensen zelf met oplossingen komen. Ook probeer ik mijn team steeds te motiveren. 
Richelle Najatirta, hoofd Bureau Onderwijsinformatie en Studiefaciliteiten
 

We besluiten het artikel met een uitspraak van een van de trainees: Eén verbeterd gelukkig mens meer, is weer een toegevoegde waarde voor de totale maatschappij!